Bonjour Francine,
Je pense qu'il faut rechercher du côté de l'établissement de la
liste du recrutement cantonal.
Un fascicule sur "
La tenue des pièces matricules pendant la guerre, d'après les prescriptions réglementaires et les ordres ministériels", édité en 1916 chez Berger-Levrault, se propose de conseiller les gradés peu préparés "
à bien remplir certaines fonctions qui leur échéaient" (citation juste pour le plaisir d'une rare conjugaison du verbe échoir

).
Le
registre matricule de recrutement est détaillé (par exemple pour les noms : "...
être écrits en bâtarde; il est formellement prescrit de n'employer pour l'initiale que des majuscules du même caractère, sans aucun trait ni ornement").
Quant à l'état-civil et au signalement : "
l'état-civil doit être la copie textuelle de la liste de recrutement cantonal (...). Le signalement est celui porté à cette même liste, complétée ou rectifiée par le commandant de recrutement au cours des opérations du conseil de révision".
Si Arnaud a une piste...
Bien cordialement,
Régis