DEUXIEME PARTIE : FONCTIONNEMENT DES HAT
Les HAT, organisés par l’UFF sont placés sous l’autorité du commandement et des directeurs du service de santé.
Les conditions de traitement des malades ou des blessés, admis dans les hôpitaux de la société, en ce qui concerne le régime alimentaire, les prescriptions et le fonctionnement du service intérieur doivent, autant que possible, se rapprocher des prescriptions du règlement sur le service de santé militaire.
Le soin de régler cette partie du service incombe au délégué régional. Néanmoins, ces hôpitaux demeurent placés, tant au point de vue du contrôle et de la discipline qu’à celui de l’hygiène et de l’exécution du service, sous l’autorité du commandement local et du directeur du service de santé ou du médecin-chef du ressort.
Le personnel des sociétés d’assistance, employé dans la zone de l’arrière est soumis aux lois et règlements militaires ; il est passible des tribunaux militaires, par application des articles 62 à 75 du code de justice militaire.
Il ressort des dispositions qui précèdent qu’il doit exister une assimilation étroite entre les hôpitaux militaires et les hôpitaux auxiliaires de l’UFF.
Les imprimés et les registres nécessaires aux HAT sont les mêmes que ceux en usage dans les hôpitaux militaires. Ils sont fournis gratuitement par le service de santé, par les soins des délégués régionaux, qui demeurent chargés d’en faire la répartition dans les divers hôpitaux.
Pour se faire une idée plus exacte du fonctionnement des HAT, on ne saurait mieux faire qu’étudier le rôle des divers membres du personnel des ces établissements, et d’en passer en revue les attributions et les obligations, qui sont aussi nombreuses que variées.
I. FONCTIONS DE LA DIRECTRICE
La directrice est chargée de l’administration, de la gestion et de la surveillance de l’hôpital auxiliaire.
- elle veille à la stricte exécution des ordres et prescriptions donnés par le médecin au personnel des salles de malades.
- elle prend charge des objets et matériaux dont la réception a été prononcée.
- elle adresse en temps opportun au comité directeur toutes les demandes concernant le personnel et le matériel.
- elle vise les pièces et tient les registres prescrits par le règlement.
- elle fait partie de la commission chargée de recevoir le matériel, les denrées et objets de consommation livrés à l’établissement.
- en ce qui concerne le personnel, la directrice, après entente avec le médecin-chef, en fait la répartition dans les différents services de l’hôpital. Les mutations sont autorisées par elle.
- demandes de permission et toutes les réclamations lui sont adressées.
Elle a, en un mot, la main haute sur tout le personnel
II. FONCTIONS DE LA SECRETAIRE
La secrétaire habite l’hôpital.
Elle dirige le bureau des entrées et tient la comptabilité en journées ; elle est chargée de la tenue des registres et de l’expédition de toutes les pièces militaires ou autres concernant l’exécution du service
Elle s’occupe de la correspondance.
Elle tient la comptabilité en deniers
1. bureau des entrées et comptabilité en journées.
Le bureau des entrées, ainsi nommé parce que, dans les hôpitaux militaires, il a été crée en vue des formalités à remplir concernant l’entrée et la sortie des malades, n’a plus dans les hôpitaux auxiliaires cette affectation spéciale. C’est la que la secrétaire, indépendamment du service des entrées et des sorties, établit sa correspondance, fait ses opérations de caisse etc . On pourrait donc appeler aussi cette pièce le secrétariat de l’hôpital
Pour mieux faire comprendre le rôle de la secrétaire dans la tenue des bureaux des entrées, nous allons prendre un malade à son arrivée à l’hôpital, et nous le suivrons jusqu’à sa sortie.
X est un blessé adressé à l’hôpital de l’UFF
a-Billet d’hôpital : il est muni d’un billet. En principe, nul n’est admis dans une formation sanitaire sans un billet d’entrée régulièrement établi.
Le billet se compose de 3 parties :
- le certificat de visite, qui est toujours rempli et signé par le médecin militaire
- la partie administrative, qui est toujours signé par le capitaine
- l’inventaire des effets
Ce billet d’entrée sert en même temps de billet de salle et de billet d’évacuation, s’il y a lieu.
Quand le militaire rentre à son corps, la partie administrative du billet reste entre les mains de la secrétaire pour justifier du séjour et de la sortie du malade ; la partie médicale est remise au médecin du corps pour servir à l’établissement de la statistique.
b-Admission sans billet régulier : dans les cas urgents, le malade est admis à l’hôpital, sur l’invitation du médecin qui l’a visité, ou, s’il y a lieu, d’après le certificat du médecin de garde de l’hôpital auxiliaire.
La directrice fait établir et signer par le médecin de garde un billet provisoire, qui doit être remplacé le lendemain par un billet d’hôpital régulier
c-Entrée par évacuation : si le malade arrive d’un hôpital ou d’une ambulance où il a séjourné, son entrée est dite par évacuation. Les évacuations peuvent être individuelles ou collectives, et elles sont autorisées par le commandement.
d-Registre des entrées : le blesse ou malade, à son arrivée, est conduit au bureau des entrées où il est inscrit au registre des entrées
e-Registre des dépôts : on lui fait déposer les objets de valeur dont il est porteur, et la secrétaire en fait l’inscription au registre des dépôts. Elle en délivre un reçu particulier au malade et les dépose immédiatement dans la caisse.
f-Registre des militaires non catholiques : si le malade appartient à un autre culte que le culte catholique, il est inscrit sur un registre spécial.
g-Registre des effets déposés par les entrants : puis il passe au vestiaire, où il quitte sa tenue, revêt ses vêtements d’hôpital, après avoir eu les mains et les pieds soigneusement lavés, sauf contre-indication.
Il est remis au malade en remplacement de ses vêtements militaires, les effets suivants : un mouchoir, une chemise, une capote, une cravate, un pantalon, des chaussettes, des pantoufles, un bonnet de coton.
La secrétaire inscrit ses effets militaires au registre des effets déposés.
L’infirmière chargée du vestiaire réunit, en un paquet, tous les effets appartenant à l’entrant et y fixe l’étiquette inventaire, qu’elle détache du billet d’entrée.
Les effets des malades atteints de maladie contagieuse sont désinfectés avant d’être remis en magasin. Le linge sale est mis à part pour être blanchi, avant d’être réuni aux autres effets.
Le malade passe ensuite à la salle qui lui est désignée par le médecin de garde. Il est conduit à son lit, il est couché, pansé s’il y a lieu, et reçoit les médicaments et les aliments qui lui ont été prescrits par bon ( modèle D).
Toutes les prescriptions faites en dehors de la visite sont établies sur un bon signé du médecin de garde et qui est annexé au relevé.
Le malade qui entre d’urgence à l’hôpital est dispensé des formalités à remplir, soit au bureau des entrées, soit au vestiaire.
Il est conduit ou porté à son lit, et c’est dans la salle que la secrétaire reçoit ses valeurs et effets, qu’elle prend tous les renseignements nécessaires à son hospitalisation.
h-Sortie par guérison : quand la sortie du malade est ordonnée par le médecin traitant, son billet est complété par la mention de la maladie, la date de sortie, la signature du médecin, puis envoyé au bureau des entrées.
Les valeurs et les effets déposés sont remis le lendemain matin au malade qui rentre à son régiment.
i-Sortie par convalescence ou reforme : si le médecin traitant juge qu’un malade a besoin d’un long repos, il le constate par un certificat, qu’il adresse à l’autorité militaire.
Si le malade est jugé incapable de rester au service, il en est également rendu compte à l’autorité militaire.
j-Sortie par évacuation : les sorties par évacuation peuvent être individuelles ou collectives. Elles sont autorisées par le commencement et donnent lieu à l’établissement de feuilles d’évacuation.
k-Sortie par évasion : lorsqu’un malade s’évade, la directrice en informe immédiatement le commandant d’armes, le commandant de la gendarmerie et le conseil d’administration du corps auquel appartient le militaire.
l-Secours religieux : tous les malades sont informés, à leur entrée, que des ministres des divers cultes sont désignés pour faire le service des établissements de l’UFF.
Des qu’ils le désirent, surtout quand la terminaison de la maladie doit être fatale, toute facilité leur est donnée pour recevoir les secours de leur religion.
m-Décès : en cas de décès, la société est chargée de faire procéder, à ses frais, à l’inhumation ainsi qu’à la célébration du service mortuaire.
Des qu’un décès a lieu, l’infirmière en avertit le médecin de garde, qui, après l’avoir constaté, fait transporter le corps dans la salle des morts .
Le billet est immédiatement remis à la secrétaire, qui en informe la directrice. Celle-ci, qui a déjà dû informer la famille de l’état grave du malade, lui donne avis du décès par un télégramme, adressé au maire de la commune où elle est domiciliée.
n-Déclaration de décès : la secrétaire adresse, dans les 24 heures, à l’officier de l’état civil du lieu, une déclaration, certifiée par le médecin traitant et la directrice . L’officier d’état civil constate le décès conformément à la loi.
o-Registre des décès : des que la déclaration a été faite à l’officier d’état civil, la secrétaire inscrit le décès sur un registre, dit registre de décès, qui doit être tenu avec la plus scrupuleuse exactitude.
p-Annotation du médecin traitant : le médecin traitant annote le registre, dit registre des décès, en désignant la maladie ou le blessure qui a causé la mort, et signe.
q-Extrait du registre des décès : aussitôt après l’inscription du décès sur le registre, il est établi par la secrétaire 2 extraits du registre, lesquels, après avoir été certifié par le médecin-chef et la directrice, sont adressés comme suit : l’un sur lequel on n’indique pas la cause du décès , va, sans délais, au maire du domicile de la famille du décédé, et, s’il est né hors de France, au ministre de la guerre qui le transmet au ministre des affaires étrangères
L’autre, sur lequel on indique la cause du décès, est adressé au directeur du service de santé qui le fait parvenir au ministre de la guerre.
r-Notifications des entrées d’urgence : la directrice doit sans délais donner connaissance des entrées d’urgence et des entrées des malades dont le corps ne stationne pas dans la place du conseil d’administration du corps par l’envoi d’un bulletin d’entrée ( modèle C)
s-Notifications des sorties : la direction doit donner connaissance de toutes les sorties, sans exception, par l’envoi d’un bulletin de sortie (modèle C) aux conseils d’administration. Ce bulletin est mis à l’appui de la comptabilité du régiment pour justifier du séjour à l’hôpital du militaire
t-Comptabilité en journées : la comptabilité en journée est établie par la secrétaire et consiste dans la production de documents suivants :
- la situation journalière : elle est établie en trois expéditions, sur des imprimés fournis par le ministère de la guerre, et elle fait ressortir, chaque matin, les entrants et sortants de la veille.
La première expédition est adressée au major de la garnison, la seconde au médecin-chef dont relève l’hôpital auxiliaire, et la troisième est conservée par l’hôpital.
- le compte trimestriel en journées. Il est établi au moyen des situations journalières, dont les totaux sont reportés chaque jour sur ce compte et récapitulés en un total général qui fait ressortir le nombre de journées de traitement de chaque hôpital à la fin du trimestre.
- l’état des mutations des cinq jours ; La secrétaire établit tous les 5 jours l’état de mutation des malades et l’adresse au bureau de renseignement et de comptabilité
u-Successions : les HAT sont chargés, dans une certaine mesure, de la liquidation des successions. Ils ne remettent pas eux-mêmes aux familles les valeurs ou objets faisant partie des successions ; ils se bornent à les faire parvenir au bureau de comptabilité et de renseignement et à fournir les éléments nécessaires à ces liquidations, en se conformant aux prescriptions qui émanent de l’autorité militaire.
v-Carnet de successions : ce carnet est divisé en 4 chapitres :
chapitre 1er : les objets et valeurs dépendant de chaque succession et appartenant aux héritiers
chapitre 2nd : le compte numérique des effets du service de l’habillement et du campement, en dépôt
chapitre 3 : le compte numérique des armes en dépôt
chapitre 4 : les papiers de valeur appartenant à l’état, à remettre au commandement
w-Bordereau des sommes laissées par les décédés : la secrétaire établit, en 2 expéditions, le bordereau des sommes laissées par les décédés ; elle en verse le montant dans la caisse du trésor, au titre de la caisse des dépôts et consignation, et retire un récépissé de ce versement.
x-État des mandats ou bons de poste : elle établit un état des mandats ou bons de poste laissés par les décédés et les verse au receveur de la poste, qui en donne un reçu au bas dudit état.
Les effets d’habillement, laissés par les décédés, sont remis par la secrétaire, après désinfection, au magasin le plus proche qui en donne récépissé.
Les armes sont également remises au service de l’artillerie
y-Relevé des successions : enfin la secrétaire fait emballer les effets de propriété particulière, les papiers, lettres, valeurs, récépissés des diverses opérations effectuées par ses soins et les expédie par la voie la plus sure et la plus directe, au bureau de comptabilité et de renseignements.
Cet envoi est accompagné d’un relevé de succession, établi en double expédition, dont l’un est envoyé à l’hôpital expéditeur, avec mention de prise en charge
2-la correspondance
C’est la secrétaire qui rédige la correspondance avec l’autorité militaire, le comité directeur, les maires, les autres HAT et diverses personnes.
La correspondance avec l’autorité militaire peut se faire sous forme de lettre, de note de service ou de demande de renseignements comportant la réponse en regard de la demande.
Les lettres envoyées doivent recevoir un numéro d’ordre et être enregistrées. Elles se terminent sans aucune formule de politesse.
La correspondance reçue doit être enregistrée et classée dans des chemises spéciales, indiquant en résumé l’objet de la correspondance.
3-la comptabilité en deniers
La comptabilité en deniers est celle qui est relative aux finances d’un hôpital. C’est la justification des fonds reçus et dépensés.
Elle doit être simple mais claire.
C’est la secrétaire qui en est chargée et qui tient la caisse.
L’autorité militaire qui a prescrit la tenue d’un certain nombre de registres et de documents, ainsi que la comptabilité en journées, reste étrangère à l’établissement de la comptabilité en deniers et en matière de HAT.
Les opérations de la comptabilité en deniers consistent en entrées et en sorties de fonds, autrement dit en recettes et en dépenses, et donnent lieu à la tenue du livre de caisse et du journal des recettes et des dépenses.
Le livre de caisse est celui que toute maison de commerce tient, c’est à dire un carnet sur lequel on inscrit les espèces qui entrent dans la caisse et qui en sortent, à mesure qu’on les reçoit et qu’on les donne.
Il est disposé en folio et s’établit par DOIT et AVOIR ou DEBIT et CREDIT.
Il est d’une tenue très simple et très facile ( modèle E).
Le registre des recettes et dépenses reproduit toutes les opérations de caisse réellement consommées. Il est tenu sans rature ni surcharge et arrêté à la fin de chaque mois.
Ce registre est la copie du livre de caisse, qui en est pour ainsi dire le brouillon, et , de plus, il fait ressortir les dépenses par catégorie, à savoir : achat de matériel, médicaments et pansements, alimentation, éclairage, blanchissage, désinfection, entretien, propreté, réparations, bâtiments, salaires, inhumation, dépenses diverses.
Enfin la secrétaire adresse au comité directeur l’état des dépenses effectuées pendant la semaine écoulée et l’état approximatif des dépenses prévues pour la semaine suivante.
A suivre
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